1. Que signifie concrètement « être contrôlé par l’URSSAF » ?
Le contrôle URSSAF ne constitue pas une simple vérification de routine.
Il s’agit d’un audit détaillé de vos pratiques en droit social et en paie : réductions de cotisations, avantages en nature, frais professionnels, contrats, programmes de fidélités mis en place au profit de vos clients, statuts de vos collaborateurs… Tout est potentiellement passé au crible.
L’URSSAF recherche des écarts, même minimes, entre ce qui est déclaré et ce qui aurait dû l’être. Ces écarts, s’ils existent, peuvent coûter cher à l’entreprise.
2. L’inspecteur du contrôle peut-il se présenter dans les locaux de l’entreprise sans prévenir ?
Sauf cas de travail dissimulé, l’URSSAF adresse à l’entreprise un avis de contrôle au moins 30 jours avant la première visite de l’inspecteur du contrôle dans vos locaux.
Ce document fixe une liste des documents à préparer dans la perspective du contrôle.
A titre d’exemple, sont généralement demandés les dossiers du personnel, les contrats de travail, les accords collectifs, les transactions, les jugements des conseils de prud’hommes, les notes de frais, les éléments comptables (bilans, grands livres comptables, balances comptables, fichier des écritures), les éléments fiscaux : liasses fiscales, avis d'imposition…), les factures des sous-traitants et honoraires, ou factures émises par un travailleur indépendant, etc.
3. Pourquoi vaut-il mieux être assisté en cas de contrôle URSSAF ?
L’inspecteur du contrôle connaît parfaitement les règles régissant le droit social et le droit de la paie. Il sait exactement où chercher, quelles questions poser, quels documents demander. Il dispose, par ailleurs, de nombreux outils lui permettant d’approfondir son contrôle et de le rendre plus efficace.
Sans accompagnement juridique, l’entreprise risque de fournir à l’inspecteur des informations et/ou documents incriminants ou de valider des points litigieux par ignorance, là où elle aurait pu défendre le bien-fondé de sa pratique et éviter un redressement.
C’est d’ailleurs pour rééquilibrer les rapports de force que la Loi impose à l’URSSAF de mentionner dans son avis de contrôle la faculté pour l’entreprise de se faire assister par le conseil de son choix.
4. Est-ce que la bonne foi permet d’éviter un redressement URSSAF ?
Nombreux sont les employeurs qui pensent que leur ignorance des règles applicables et leur bonne foi leur permettra d’obtenir la clémence de l’inspecteur du contrôle et d’échapper au redressement. Or, il est très rare que les inspecteurs fassent preuve d’une telle mansuétude. Des erreurs qui peuvent paraître anodines, sont susceptibles, à grande échelle, d’entraîner de sévères redressements. C’est notamment le cas de remboursement de frais qui ne répondent pas à la définition légale des frais professionnels déductibles de l’assiette des cotisations de sécurité sociale, de la sous-évaluation d’un avantage en nature (véhicules de fonction par exemple), de l’octroi d’avantages tarifaires aux collaborateurs ou clients qui auraient dû être soumis à cotisations…
5. Jusqu’où l’inspecteur peut-il aller dans le cadre de son contrôle ?
L’inspecteur peut exiger l’ensemble des documents « utiles à sa mission ». Son pouvoir d’investigation est donc très large.
L’inspecteur peut interroger toute personne rémunérée par l’entreprise, prestataire ou salarié, en en demandant notamment la nature des activités exercées, le montant des rémunérations afférentes à ces activités, y compris les avantages en nature.
Toute entrave aux missions de l’inspecteur et notamment le refus de fournir un document ou une information utile au contrôle peut être considéré comme un obstacle à contrôle, passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 750.000 €.
6. Que se passe-t-il une fois que l’inspecteur a terminé son contrôle ?
À l’issue des opérations de contrôle, l’inspecteur a l’obligation de proposer un entretien de fin de contrôle pour présenter les non-conformités relevées et les redressements envisagés.
Il est vivement conseillé d’accepter cet entretien dès lors qu’il permet à l’entreprise de faire valoir ses arguments et de défendre le bien-fondé de ses pratiques à l’oral avant que l’inspecteur ne formalise les non-conformités par écrit.
La pratique montre, en effet, que les inspecteurs sont moins enclins à se dédire une fois que les non-conformités ont été formalisées par écrit.
Suite à cet entretien l’inspecteur adresse à l’entreprise le document formalisant les non-conformités et les redressements envisagés. Il s’agit de la lettre d’observations.
Une fois ce document notifié, il est possible répondre à cette lettre pour contester le redressement envisagé dans le délai de 30 jours, étant précisé que ce délai peut, sur demande expresse être porté à 60 jours.
Un accompagnement juridique de qualité dans la réponse à cette lettre d’observations permet généralement d’obtenir une réduction significative du redressement.
7. Est-ce que le redressement peut être contesté en justice ?
Si l’inspecteur n’est pas convaincu par les arguments présentés dans la réponse à la lettre d’observations, l’entreprise recevra un courrier indiquant que le redressement est maintenu, suivi d’une mise en demeure de payer les sommes correspondant au redressement et les majorations de retard afférentes.
L’entreprise peut alors contester cette mise en demeure dans le délai de 2 mois devant la Commission de Recours Amiable (CRA) et devant le pôle social du tribunal judiciaire, si le différend persiste.
Attention, le recours préalable devant la CRA est obligatoire. A défaut le recours devant le Tribunal judiciaire est irrecevable.
En résumé
- Le contrôle URSSAF est une procédure sérieuse, rigoureuse et potentiellement lourde de conséquences ;
- Vous avez des droits : soyez prêt à les faire valoir ;
- Vous avez des délais : chaque jour compte ;
- Vous avez des leviers pour vous défendre, mais ils doivent être activés dès le départ.
👉 Ce que vous pouvez faire dès aujourd’hui :
- Ne restez pas seul(e) : contactez un avocat en droit social qui pourra vous assister face à ce contrôle Urssaf ;
- Préparez vos documents : paie, contrats, notes de frais, etc. ;
- Analysez vos pratiques avec un œil critique avant la première visite ;
- Agissez vite, dès la réception de l’avis de contrôle.
Besoin d’un accompagnement immédiat ? Contactez Alexandra DABROWIECKI pour une consultation expresse dédiée à la préparation de votre contrôle URSSAF.
