Un contrôle URSSAF se prépare en amont. La capacité de l’entreprise à justifier ses pratiques, à tracer ses flux et à défendre juridiquement ses positions constitue un levier déterminant pour limiter les risques de redressement et sécuriser l’issue du contrôle.

Le présent article a pour objet d’exposer les conseils pratiques que le cabinet Cerdic Legal délivre à ses clients afin d’anticiper efficacement un contrôle URSSAF et d’en maîtriser le déroulement.

I. Anticiper pour assurer le bon déroulement du contrôle URSSAF

1. S’assurer de l’accessibilité et de la traçabilité des justificatifs

La capacité à produire des justificatifs constitue le premier facteur de risque de redressement URSSAF.

De nombreux redressements trouvent leur origine dans l’incapacité de l’entreprise à justifier certaines dépenses, en raison de l’absence d’outil interne permettant de centraliser et de classer les justificatifs.

Cette difficulté est particulièrement fréquente en matière de notes de frais (hébergement, transport, restauration, etc.). Bien que la dépense soit engagée dans un cadre professionnel, l’entreprise se trouve en pratique dans l’incapacité d’en rapporter la preuve, faute de justificatifs disponibles.

Ainsi, la seule production d’une facture d’hôtel est insuffisante : l’entreprise doit être en mesure de démontrer le caractère professionnel du déplacement (ordre de mission, convocation, échanges de courriels, programme, etc.).

L’obtention a posteriori de ces justificatifs s’avère souvent délicate, voire impossible, notamment lorsque les salariés concernés ont quitté les effectifs.

2. Faire le point sur l’historique des relations avec l’URSSAF

Il est rare que le contrôle URSSAF soit le premier de l'entreprise.

Il est donc indispensable d’analyser la lettre d’observations issue du précédent contrôle afin d’identifier :

• les chefs de redressement notifiés,
• les observations pour l’avenir,
• et les mesures correctrices mises en œuvre.

En pratique, l’URSSAF vérifie en priorité si les pratiques ayant déjà fait l’objet d’un redressement ou d’une observation ont été corrigées.

Cette analyse permet également, le cas échéant, de se prévaloir d’un accord tacite de l’URSSAF sur les pratiques antérieurement vérifiées et non redressées.

3. Identifier les pratiques à risque et préparer les arguments juridiques

L’identification des pratiques à risque constitue une étape essentielle de la préparation du contrôle URSSAF.

Sont notamment concernés :

• les indemnités transactionnelles intégralement exonérées,
• certaines méthodes d’évaluation des avantages en nature,
• les frais de développement commercial susceptibles d’être requalifiés en rémunération,
• ou toute pratique déjà observée lors d’un précédent contrôle.

Il est impératif de préparer en amont les arguments juridiques permettant de justifier ces pratiques et d’en sécuriser le traitement social.

Rappel stratégique : un inspecteur est généralement plus ouvert à la discussion pendant les opérations de contrôle qu’après l’envoi de la lettre d’observations qui formalise sa position.

II. Rééquilibrer le rapport de force pendant le contrôle URSSAF

Le contrôle URSSAF constitue également un processus relationnel et stratégique.
La manière dont l’entreprise organise ses échanges avec l’inspecteur est déterminante.

1. Structurer les modalités de communication avec l’inspecteur

a) Désigner des interlocuteurs uniques et compétents

L’entreprise doit désigner un interlocuteur unique chargé de centraliser les échanges avec l’inspecteur (DRH, DAF, responsable paie).

Objectif : éviter toute réponse approximative, contradictoire ou susceptible de porter préjudice à l’entreprise.

b) Centraliser et tracer les échanges

Afin de sécuriser le contrôle, il est recommandé de :

• privilégier les échanges écrits,
• transmettre les documents par courriel afin d’en conserver la preuve,
• mettre systématiquement en copie le conseil juridique et le cabinet comptable,
• centraliser l’ensemble des communications.

La transmission des documents peut également être conditionnée à la signature d’une décharge.

2. Encadrer la transmission des informations et documents

Les interlocuteurs opérationnels, souvent peu familiers de la pratique du contrôle URSSAF, peuvent être conduits à transmettre spontanément des documents sensibles sans en mesurer les conséquences.

Un encadrement strict de la communication documentaire est donc indispensable.

À noter : les inspecteurs sollicitent désormais fréquemment la communication d’une délégation de pouvoir.

3. Être vigilant sur certains choix procéduraux

a) Centralisation du redressement au siège

Dans les entreprises multi-établissements, l’inspecteur peut proposer une centralisation des observations et du redressement au niveau du siège.

Une telle option doit être analysée avec précaution, car elle peut :

• faciliter les investigations de l’URSSAF,
• rendre les bases de redressement moins lisibles,
• et complexifier les contestations ultérieures

b) Contrôle par échantillonnage et extrapolation

L’URSSAF peut proposer un contrôle par échantillonnage.

Avant toute acceptation, il convient d’en analyser la pertinence et les conséquences.
Cette méthode peut se révéler défavorable si l’échantillon retenu n’est pas représentatif ou si les anomalies relevées sont ponctuelles.

Conclusion

La préparation d’un contrôle URSSAF suppose une approche globale, à la fois documentaire, comptable, juridique et stratégique.

L’enjeu est clair : reprendre la maîtrise du contrôle pour éviter de le subir et limiter les risques de redressement.

Article écrit par Alexandra Dabrowiecki – Cerdic Legal

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